Рационализация документооборота на предприятии — курсовая

Реферат на тему:

Рационализация документооборота на предприятии

В современном обществе информация является полноценным ресурсом управления, важным элементом социальной и политической жизни. Доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные технологии документирования, хранения и передачи документов, то есть переход на новые научные способы организации информации и доступа к ней, ставят перед управленцами разных уровней принципиально новые задачи.

Важной составляющей организации работы с документами является налаживание документооборота предприятия, организации, учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности предприятия.

Документооборот & mdash; это движение служебных документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [1].

Вопрос рационализации документирования и делопроизводства освещении в трудах ученых-экономистов Ф. Ф. Бутинця, А. М. Кузминский, Ю. Я. Литвина, В. В. Сопка и других, однако рыночные преобразования требуют новых научно-обоснованных подходов и разработок данного круга проблем.


полноцветная широкоформатная печать

Непременным признаком современности является выполнение значительного объема технических и логических операций по созданию и использованию документированной информации. Специалисты государственных и коммерческих предприятий, учреждений, организаций при использовании и анализе документированной информации встречаются с проблемами, препятствующими эффективной деятельности, а именно: низкий уровень классификации и кодирования документов, их стандартизации и унификации, нерациональные способы составления, обработки и хранения документов.

определении недостатки организации документооборота позволяют выделить следующие основные направления (этапы) его совершенствования: организация системы и процессов управления документации; организация полного и точного документирования деятельности предприятия, внедрение унифицированных систем управленческой документации; организация рациональной работы с документами.

На этапе организации системы и процессов управления документацией предусматривается осуществление организационно-правового обоснования всех аспектов документирования и технологических процессов работы с документами. Прежде всего это структурирование и формирование штата работников предприятия в целом и службы делопроизводства в частности.

Важной задачей в сфере трудовых ресурсов является обеспечение необходимого количества работников определенного уровня и квалификации, отвечающих потребностям и стратегии предприятия. В организационной структуре предприятия должна быть четко зафиксирована подчиненность службы делопроизводства (служба управления делами, канцелярия, секретариат и т. п.) непосредственно руководителю.

Особое внимание следует уделять полноценности и результативности технического и внутреннего нормативно-методического обеспечения (инструкции (процедуры), положения, правила, регламенты и т. д.). На предприятии основным нормативно-методическим документом, основанный на использовании новых технологий, должно быть Инструкция по делопроизводству, дополняемая и сопровождаемая комплексом локальных документов, например, альбомом унифицированных форм документов, инструкции по организации работы с документами, содержащими коммерческую тайну, а также номенклатурой дел.

Второй этап предусматривает классификацию направлений деятельности, определение и фиксирование рабочих процессов и действий, которые составляют, а также определение информационных требований каждой деловой функции, операции и действия, которые можно удовлетворить с помощью служебных документов. Следует выбирать ту структуру и вид служебных документов, наиболее полно соответствует каждой деловой функции, операции и действия.

Внедрение унифицированной системы управленческой документации предусматривает: разработку инструкции (правил) с оформлению документов на предприятии; проведение семинаров и совещаний с руководителями структурных подразделений, а также периодическое проведение практических занятий (семинаров) с работниками, выполняющими делопроизводственные процессы; обеспечение работников структурных подразделений, которые готовят и оформляют документы, экземплярами стандарта, методическими рекомендациями по его применению, унифицированными формами документов предприятия; изучение содержания стандарта работниками структурных подразделений и внедрения опыта его применения.

Важным этапом рационализации документооборота является определение частоты создания конкретных видов номиналов документов, группировка их на периодические и постоянные (условно постоянные) формы [2].

Стандартизация делопроизводства на практике способствует четкости организационно-управленческой работы и повышает эффективность выполнения управленческих решений в каждом отдельно взятом случае. И поэтому, рационализация документооборота является одним из важных критериев успешного функционирования предприятия.

Таким образом, данное исследование организации документооборота и выявления их недостатков предусматривают повышение качества документов как носителей информации, уменьшение рабочего времени, повышения эффективности труда работников на предприятиях при сборке, обработке и хранении документов, за счет реализации предлагаемых направлений рационализации документооборота.

Литература:

  1. ДСТУ 2732: 2004 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ".

  2. Беспянська Г. Рационализация документооборота на предприятии // Секретарь-референт. — 2007. №11. — С.21-25.