Правила невербального информирования и тактичное применение его методов секретарем в общении с руководител

нужно знать технику постановки вопросов. Общеизвестна истина: «Кто правильно ставит вопрос, то получает точный ответ».
Большинство людей неохотно отвечает на прямые вопросы. Поэтому сначала следует заинтересовать собеседника, подвести его к ответам на вопросы. Не помешают также объяснения, в чем заключается интерес к тому или иному факту и как будет использовано полученную информацию.
Отвечать на вопросы нужно как можно четче и лаконичнее, корректно, чтобы не попасть в неловкое положение.
На провокационные вопросы лучше не отвечать. Чем эмоциональнее вопрос, тем короче и спокойнее должен быть ответ.
Для достижения взаимопонимания собеседники имеют в совершенстве владеть не только умением разговаривать, и слушать друг друга. Умением слушать собеседник побуждает партнера раскрыться, выразить мысли, передать чувства, стремления, намерения. И тогда наступает момент искренности, конкретности, становятся возможными сотрудничество, кооперация усилий, согласие. В согласии же крепнут даже незначительные силы.
Умение слушать — один из главных показателей культуры. Вообще очень важно проявлять внимание к партнеру. В этом кроется важный секрет успеха во взаимоотношениях с собеседником. Слушать — значит платить вниманием и заинтересованностью в обмен на информацию и понимание.
Типичными ошибками тех, кто не умеет слушать, является недостаточная сосредоточенность на сути разговора, субъективное восприятие отдельных фактов и аргументов, раздражительность с приводусказаного. Чтобы избежать этого, необходимо внутренне подготовиться к встрече с собеседником, не проявлять своих эмоций, чтобы оценить полученную информацию и сделать соответствующие выводы.
В тех случаях, когда партнер начинает активно проявлять свои чувства и стремится изложить свои взгляды на дело, эффективно пассивное выслушивание. Оно характеризуется невмешательством в разговор, за исключением некоторых фраз: «Интересно», «Я вас понимаю».
К активному выслушивания относят «удивление» или «уточнения» слов собеседника, при этом используют фразы: «Вы хотите сказать, что.», «Что из этого следует», перефразирование: «Вы думаете, что.», «Как я понимаю, из этого следует, что.», выводы: «Итак.», «Если сделать вывод из сказанного вами, то.».
Необходимо внимательно выслушивать собеседника, интересоваться его взглядами, симпатиями, проблемами. Бестактно игнорировать его вопрос или делать вид, что вы их не расслышали. Пословица говорит: «Кто не уважает других, тот не чтит себя».
Если возникло противоречие с партнером, может возникнуть соблазн прервать его в разговоре. Этого делать не следует. Выслушайте его терпеливо, чтобы не вызвать дополнительных проблем.
Очень полезно сопровождать разговор репликами вроде: «Да», «Я понимаю.», «Это интересно.», «Приятно это слышать.» и др. Такая реакция является приглашением высказаться спокойно и непринужденно.
Если собеседник даже неприятный, все же необходимо сдерживать свои эмоции. Раздражительность или гнев могут все испортить.
Иногда бывает трудно закончить разговор, даже когда все вопросы улажены. Здесь не помогут слова благодарности за проявленный интерес и намеки на прощание. В таком случае следует напомнить собеседнику о своих служебных обязанностях и неоюхиднисть заниматься другой работой. Попробуйте добавить, что намерены сейчас же доложить своему руководителю о ваш разговор. А если при этих словах еще и встать из-за стола, воспитанный вынуждена будет оставить ваш офис.
Не стоит вести записи во время рабочего разговора, но после ее окончания интересную информацию нужно записать. Не полагайтесь на память. А уничтожить свои зажал всегда успеете.
Невербоване информирования в процессе общения. Часто слова собеседника не соответствуют тому, что он думает и чувствует. Но как это распознать? Не помешают знать язык жестов и телодвижений, поскольку они являются точными индикаторами внутреннего состояния собеседника, его мыслей и желаний. Действительно, информация, которая считывается с рук и лица, является более достоверной, чем информация, полученная через обычный речевой канал общения, ведь жесты и телодвижения является импульсами нашего подсознания.
Успех любого делового разговора в значительной степени зависит не столько от того, что говорить, сколько от того, как себя вести. Поэтому значительное внимание следует обращать на манеры, позы, мимику собеседника, а также на то, как он жестикулирует.
Язык жестов и мимики позволяет более точно определять позицию партнера. Жестами осуществляется связь восприятия, который играет главную роль в цилиснову процессе делового взаимодействия, а совокупность жестов является важной частью такой связи.
С жестов можно понять, как воспринято то, что вы сказали, — с одобрением или враждебно, собеседник откровенный или замкнутый, занятым самоконтролем или скучает.
Знание языка жестов и телодвижений позволяет не только лучше понимать собеседника, но и предсказать, какое впечатление на него составляет услышанное еще до того, чем он выскажется по этому поводу. Понятно, что такая бессловесная «разговор» может предупредить о том, как нужно изменить свое поведение или выполнить другие действия, чтобы достичь нужного результата.
Следовательно, для достижения определенных успехов во взаимоотношениях с партнерами секретарю необходимо овладеть хотя бы азы невербованого (бессловесного) общения.
Жесты и позы. В практике делового взаимодействия выделяют несколько основных жестов и поз, отражающих различную внутреннее состояние собеседника.
Жесты открытости свидетельствуют о доброжелательный настрой и желание говорить откровенно.
Жесты подозрительности и потаенности свидетельствуют о недоверии, желание скрыть.
В таких случаях собеседник машинально потирает лоб, виски, подбородок, пытается прикрыть лицо руками. Но чаще всего он пытается отвести взгляд.
Другой показатель потаенности — расхождение жестов.
Если человек враждебно настроена, но улыбается, то это свидетельствует о том, что она неестественной улыбкой пытается скрыть свою неискренность.
Жесты и позы защиты являются признаками того, что собеседник чувствует опасность или угрозу. Наиболее распространенный жест этой группы знаков — скрещенные на груди руки, а также сжатие пальцев в кулак. В таком случае следует замедлить свою речь и движения, предлагая партнеру сделать то же самое.
Скрещение рук нередко